Как выставить счёт-фактуру в Латвии: обязательные реквизиты

Большинство предпринимателей считают, что счёт-фактура — просто запрос на оплату. В Латвии это юридический документ, и неполный счёт может стоить вам права на вычет PVN. По данным проверок за 2024 год, VID отклонил входящий PVN на сумму порядка EUR 12 миллионов — значительная часть отказов была связана со счетами, в которых отсутствовал один или несколько обязательных реквизитов. Не поддельные счета. Неполные.

Сделать всё правильно несложно. Но для этого нужно точно знать, что требует латвийское законодательство, — а перечень конкретнее, чем ожидает большинство владельцев бизнеса.

Обязательные реквизиты

Латвийское законодательство (Правила Кабинета министров Nr. 585, реализующие нормы Закона о PVN) предписывает следующие элементы каждого счёта-фактуры:

1. Данные поставщика:

Полное юридическое наименование или имя физического лица
Регистрационный номер (или персональный код для ИК)
Юридический адрес
Регистрационный номер PVN (если поставщик — плательщик PVN)

2. Данные покупателя:

Полное юридическое наименование или имя
Регистрационный номер
Юридический/фактический адрес
Регистрационный номер PVN (если применимо)

3. Идентификация счёта:

Уникальный порядковый номер
Дата выставления
Дата поставки (если отличается от даты выставления — часто упускается из виду)

4. Описание товаров или услуг:

Чёткое, конкретное описание
Количество и единица измерения (для товаров)
Цена за единицу (без PVN)

5. Финансовые данные:

Сумма без PVN
Применимая ставка PVN (21%, 12%, 5% или 0%)
Сумма PVN
Итого с PVN
При применении нескольких ставок — разбивка по каждой ставке

6. Дополнительные элементы (при необходимости):

Ссылка на обратное начисление PVN
Ссылка на внутриобщественную поставку (для операций внутри ЕС)
Ссылка на положения об освобождении, если операция не облагается PVN

Пропустите любой из этих элементов — и счёт формально не соответствует требованиям. На практике аудиторы VID особенно внимательно проверяют номер PVN, конкретность описания и правильность разбивки сумм.

Система нумерации

Номера счетов должны быть уникальными и последовательными в рамках серии. Можно использовать несколько серий нумерации (по клиентам, типам услуг, филиалам), но внутри каждой серии последовательность должна быть непрерывной.

Пробелы в нумерации вызывают вопросы. Если за счётом №147 следует №149, VID может спросить, что случилось с №148. Ответ может быть невинным — аннулированный счёт, ошибка программы — но объяснение должно быть наготове.

Хорошая практика: формат с указанием года и порядкового номера — 2026-001, 2026-002 и т.д. Это естественно обнуляется каждый год и делает очевидным, к какому периоду относится счёт.

Счета с PVN и без PVN

Если ваша компания зарегистрирована как плательщик PVN — каждый выставленный счёт должен соответствовать полным требованиям к счёту PVN. Упрощённого формата для зарегистрированных плательщиков PVN не существует, вне зависимости от суммы.

Если компания не зарегистрирована как плательщик PVN — по-прежнему нужны данные поставщика и покупателя, номер, дата, описание и итоговая сумма. Просто без полей PVN, и — важно — без указания суммы PVN. Начисление PVN без регистрации незаконно, а начисленная сумма подлежит перечислению в VID в любом случае.

Электронные счета

Латвия признаёт электронные счета юридически равнозначными бумажным, при условии что они содержат все обязательные реквизиты и что их подлинность и целостность могут быть подтверждены. На практике PDF, отправленный по электронной почте, соответствует требованиям — если в нём есть все необходимые поля.

Растёт движение к структурированному электронному выставлению счетов (машиночитаемые форматы UBL, Peppol), особенно для операций с государственными заказчиками. Для частного сектора это остаётся добровольным, но становится всё более распространённым.

При использовании бухгалтерских программ вроде Horizon или Tildes Jumis шаблоны счетов уже включают все обязательные поля. Риск пропуска реквизита значительно снижается по сравнению с ручным созданием счетов в Word или Excel.

Типичные ошибки и их последствия

Расплывчатые описания. «Услуги — EUR 5 000» недостаточно. VID ожидает конкретики, позволяющей понять, что именно предоставлено. «Услуги маркетингового консалтинга за I кв. 2026 г. по договору от 15 января 2026 г.» — лучше.

Отсутствие номера PVN. Если ваш поставщик — плательщик PVN, а в счёте не указан его номер PVN, ваше право на вычет входящего PVN под угрозой. Проверяйте статус поставщика до принятия счёта — особенно для новых контрагентов.

Ошибки в расчёте PVN. Ошибки округления, неправильные ставки, применение PVN к освобождённым операциям. Выглядят мелочами, пока аудит не агрегирует десятки мелких ошибок в существенное расхождение.

Счета в иностранной валюте без эквивалента в EUR. Если вы выставляете счёт в USD или GBP — он должен также содержать эквивалент в EUR по курсу ЕЦБ на дату операции. Сумма PVN указывается в EUR.

По нашему опыту, самая простая мера — использование бухгалтерской программы с шаблонами счетов. Программа не даёт сгенерировать документ без заполнения обязательных полей. Ручные счета — особенно в таблицах — это главный источник ошибок.

Нужна помощь с выставлением счетов и PVN?

Правильная настройка фактурации с первого дня экономит головную боль при проверках. Мы помогаем настроить систему выставления счетов, проверяем текущую практику и ведём декларации PVN для бизнеса по всей Латвии.

Свяжитесь с нами для бесплатной консультации →