5 ошибок в бухгалтерии, которые могут привести к налоговой проверке

Алгоритм риск-ориентированного отбора VID не тянет компании из шляпы наугад. Он анализирует подаваемые данные, выявляя паттерны — конкретные расхождения и аномалии, которые статистически указывают на занижение доходов или завышение вычетов. В 2025 году VID провёл свыше 4 000 камеральных и около 800 выездных проверок. У отобранных компаний прослеживались общие черты, и большинство из них уходили корнями в ошибки учёта, а не в продуманные налоговые схемы.

Вот пять промахов, которые выводят вас на радар VID, — и что с каждым из них делать.

Ошибка 1: Расходы, не соответствующие выручке

VID автоматически отмечает компании, где заявленные расходы стабильно приближаются к выручке или превышают её — особенно если бизнес при этом явно функционирует: платит зарплаты, арендует офис, обслуживает клиентов.

Маркетинговое агентство, которое год за годом показывает EUR 120 000 выручки и EUR 118 000 расходов, рано или поздно привлечёт внимание. Как и резкий скачок затрат без сопоставимого роста доходов — скажем, EUR 40 000 за «консалтинговые услуги» в IV квартале при обычном квартальном расходе EUR 5 000.

Выход — не в сокращении обоснованных расходов, а в их надлежащем оформлении. У каждого расхода должен быть действительный счёт, чёткая привязка к деловой цели и правильная классификация.

Паттерн, который мы наблюдаем постоянно: владелец оплачивает личные расходы через компанию — ремонт квартиры, семейный отпуск, бытовую технику — и проводит их как бизнес-затраты. Это не снижает налоги. Это создаёт предполагаемое распределение прибыли, облагаемое UIN по ставке 20/80, а при обнаружении VID накидывает сверху штрафы 20–30%.

Ошибка 2: Расхождения по PVN с контрагентами

Каждая ваша декларация PVN перекрёстно сверяется с декларациями поставщиков и покупателей. Заявили входящий PVN на EUR 5 000 от Поставщика X, а тот не отразил соответствующую исходящую операцию? VID фиксирует несовпадение. Накопится достаточно — получите письмо.

Типичные причины:

Поставщик выставил счёт в одном периоде, а вы провели в другом
Поставщик задерживает подачу деклараций
Вы заявили PVN от компании, не зарегистрированной плательщиком PVN
Реквизиты счёта не совпадают у покупателя и продавца

Это вопрос учётной дисциплины. Каждый полученный счёт с PVN нужно проверять: зарегистрирован ли поставщик плательщиком PVN? (Проверяйте по базе EU VIES.) Все ли обязательные реквизиты на месте? Совпадает ли сумма с тем, что вы вносите в учёт?

Самый опасный вариант — заявление входящего PVN от компаний, которые впоследствии оказываются однодневками или «пропавшими трейдерами». Даже при полной добросовестности VID может отказать в вычете и потребовать возврат с процентами. Судебная практика однозначна: бремя проверки контрагента лежит на покупателе.

Ошибка 3: Просроченные или отсутствующие зарплатные декларации

Зарплатная отчётность в Латвии живёт в жёстком ежемесячном ритме. IIN и VSAOI декларируются и уплачиваются до 23-го числа следующего месяца. Годовая информативная декларация — до 1 февраля.

Пропуск сроков влечёт автоматические санкции. Но ещё серьёзнее — непоследовательность. Если в январе вы показываете трёх сотрудников, в феврале — двоих, в марте — снова троих, а в апреле — ноль, VID видит паттерн. Он наводит на мысль о неучтённых выплатах наличными или неформальном труде — а это приоритетные направления контроля.

К нам обратился клиент после того, как VID поинтересовался: почему у строительной компании EUR 400 000 оборота и всего один оформленный сотрудник. Для VID ответ был очевиден: субподрядчикам платили как работникам без надлежащего оформления. Доначисление — налоги, взносы и штрафы — составило EUR 47 000.

Держите зарплатные декларации актуальными. Оформляйте приём и увольнение корректно. И ни при каких обстоятельствах не практикуйте «зарплату в конвертах» (aplokšņu algas) — это незаконно, и VID с каждым годом выявляет это всё эффективнее.

Ошибка 4: Кассовые операции без документов

Наличные — слепая зона VID, и именно поэтому контроль здесь особенно плотный.

Любой бизнес, принимающий наличные от потребителей, обязан использовать зарегистрированный в VID кассовый аппарат. Каждая операция фиксируется, ежедневно формируются Z-отчёты, итоги сверяются с бухгалтерией. Работа без аппарата или с неисправным — штрафы от EUR 140 за первое нарушение и от EUR 350 за повторные.

Но вопрос шире, чем кассовые аппараты. Если компания расходует наличные — скажем, платит поставщику — нужен чек или счёт от контрагента плюс расходный кассовый ордер в вашей документации. Запись «оплачено наличными EUR 200 за материалы» без подтверждения от поставщика — не аргумент.

Самый рискованный сценарий: крупные снятия наличных с расчётного счёта без подтверждающих документов. VID квалифицирует необъяснённые снятия как потенциальное скрытое распределение — UIN 20/80 плюс штрафы. Снятие EUR 10 000 без обоснования может обойтись в EUR 2 500 налога и ещё 20–30% штрафа сверху.

Ошибка 5: Неполные или отсутствующие первичные документы

Фундаментальная ошибка, которая делает возможными все остальные. Первичные документы — счета, чеки, договоры, банковские выписки, накладные — это сырьё бухгалтерского учёта. Без них ваши цифры — утверждения, а не факты.

Инспекторы VID работают от обратного: от деклараций к документам. Берут выборку операций и просят показать оригиналы. Не можете предъявить счёт на расход EUR 3 000? Вычет аннулирован. Не можете подтвердить достаточно расходов? VID вправе признать всю базу затрат недостоверной и применить расчётный метод — а он никогда не в пользу налогоплательщика.

Срок хранения — пять лет с конца финансового года. Документы за 2021 год должны быть доступны в 2026-м. Электронное хранение допускается и приветствуется — но файлы должны быть читаемы и не изменены.

Выстройте систему. Сканируйте или фотографируйте каждый документ в день получения. Складывайте в структурированную систему папок. Привязывайте к записи в бухгалтерской программе. Это занимает минуты в день — и экономит часы (и евро) при проверке.

Узнали свои ошибки?

Если что-то из перечисленного вам знакомо — профессиональная ревизия сейчас обойдётся несопоставимо дешевле, чем исправления по итогам проверки VID. Мы проверяем действующий учёт, находим расхождения, исправляем исторические записи и выстраиваем системы, чтобы те же ошибки не повторялись.

Заказать проверку бухгалтерии →