5 ошибок в бухгалтерии, которые могут привести к налоговой проверке

Алгоритм риск-ориентированного отбора VID не выбирает компании случайно. Он сканирует подаваемые данные на предмет паттернов — конкретных расхождений и аномалий, статистически коррелирующих с занижением доходов или завышением вычетов. В 2025 году VID провёл более 4 000 камеральных и около 800 выездных проверок. У попавших в выборку компаний прослеживались общие черты — и большинство из них восходили к ошибкам учёта, а не к налоговым схемам.

Вот пять ошибок, которые ставят вас на радар VID, и способы избежать каждой из них.

Ошибка 1: Расходы, не соответствующие выручке

Системы VID отмечают компании, где заявленные расходы стабильно приближаются к выручке или превышают её, особенно когда бизнес выглядит функционирующим: платятся зарплаты, арендуется офис, обслуживаются клиенты.

Маркетинговое агентство, год за годом декларирующее EUR 120 000 выручки и EUR 118 000 расходов, привлечёт внимание. Как и резкие скачки расходов без соответствующего роста доходов — скажем, EUR 40 000 за «консалтинговые услуги» в IV квартале при обычных квартальных тратах EUR 5 000.

Решение — не в сокращении законных расходов, а в их надлежащем оформлении. Каждый расход должен быть подтверждён действительным счётом-фактурой, чётко связан с деловой целью и правильно классифицирован.

Паттерн, который мы видим регулярно: владелец оплачивает личные расходы через компанию — ремонт дома, семейный отпуск, личную электронику — и проводит их как бизнес-затраты. Это не снижает налоги. Это создаёт предполагаемое распределение прибыли, облагаемое UIN по ставке 20/80, а если VID обнаружит — добавляются штрафы 20–30%.

Ошибка 2: Расхождения по PVN между вами и контрагентами

Каждая поданная вами декларация PVN сверяется с декларациями ваших поставщиков и покупателей. Если вы заявляете входящий PVN на EUR 5 000 от Поставщика X, а Поставщик X не отразил соответствующую исходящую операцию — VID видит расхождение. Достаточно расхождений — и вы получаете письмо.

Типичные причины:

Поставщик выставил счёт в одном периоде, а вы провели его в другом
Поставщик задерживает подачу деклараций PVN
Вы заявили PVN от компании, не зарегистрированной как плательщик PVN
Реквизиты счёта (суммы, даты) не совпадают у покупателя и продавца

Это вопрос дисциплины учёта. Каждый полученный счёт с PVN должен быть проверен: зарегистрирован ли поставщик как плательщик PVN? (Проверьте в базе EU VIES.) Содержит ли счёт все обязательные реквизиты? Совпадает ли сумма с тем, что вы вводите в учёт?

По нашему опыту, самый опасный вариант этой ошибки — заявление входящего PVN от компаний, оказавшихся фиктивными или «пропавшими трейдерами». Даже при добросовестном заблуждении VID может отказать в вычете и потребовать возврат с процентами. Судебная практика однозначна: бремя проверки поставщика лежит на покупателе.

Ошибка 3: Просроченные или отсутствующие зарплатные декларации

Зарплатная отчётность в Латвии следует строгому ежемесячному циклу. IIN (подоходный налог) и VSAOI (социальные взносы) декларируются и уплачиваются до 23-го числа следующего месяца. Годовая информативная декларация по всем доходам сотрудников подаётся до 1 февраля.

Пропуск сроков влечёт автоматические штрафы. Но более серьёзная проблема — непоследовательность. Если в январе вы отчитываетесь за трёх сотрудников, в феврале — за двоих, в марте — снова за троих, а в апреле — за нуль, VID замечает паттерн. Он указывает на незадекларированные выплаты наличными или неформальный труд — оба направления являются приоритетными для контроля.

К нам обратился клиент после того, как VID задал вопрос: почему у его строительной компании EUR 400 000 выручки и всего один оформленный сотрудник. Ответ для VID был очевиден: субподрядчикам платили как работникам без надлежащего оформления. Доначисление составило EUR 47 000 — налоги, взносы и штрафы.

Держите зарплатные декларации в актуальном состоянии. Если сотрудники приходят и уходят — оформляйте переходы правильно. И никогда, ни при каких обстоятельствах, не платите «в конвертах» (aplokšņu algas): это незаконно, и VID всё лучше умеет это выявлять.

Ошибка 4: Кассовые операции без документального оформления

Наличные — слепое пятно VID, и именно поэтому их контролируют особенно тщательно.

Любой бизнес, принимающий наличные от потребителей, обязан использовать зарегистрированный в VID кассовый аппарат. Каждая операция фиксируется, ежедневно формируются Z-отчёты, итоги сверяются с бухгалтерией. Работа без кассового аппарата или с неисправным аппаратом грозит штрафами от EUR 140 за первое нарушение и от EUR 350 за повторные.

Но проблема документирования выходит за рамки кассовых аппаратов. Если компания производит расходы наличными — оплачивает поставщику, например, — нужен чек или счёт от поставщика и кассовый расходный ордер в вашей документации. Запись «оплачено наличными EUR 200 за материалы» без подтверждения от поставщика недостаточна.

Самый опасный сценарий: крупные снятия наличных с банковского счёта компании без подтверждающих документов. VID рассматривает необъяснённые снятия как потенциальное скрытое распределение — облагаемое UIN по ставке 20/80, плюс штрафы. Необъяснённое снятие EUR 10 000 может обойтись в EUR 2 500 UIN плюс 20–30% штрафов.

Ошибка 5: Неполные или отсутствующие первичные документы

Это фундаментальная ошибка, которая делает возможными все остальные. Первичные документы — счета-фактуры, чеки, договоры, банковские выписки, накладные — это сырьё бухгалтерского учёта. Без них ваши цифры — утверждения, а не факты.

Аудиторы VID работают в обратном направлении: от деклараций к документам. Они берут выборку отражённых операций и просят показать оригиналы. Если вы не можете предъявить счёт на расход EUR 3 000, который вычли, — вычет аннулируется. Если не можете предъявить документы по достаточному числу расходов, VID может признать всю вашу базу затрат недостоверной и применить расчётный метод — а он никогда не в вашу пользу.

Срок хранения — пять лет с конца финансового года. Документы за 2021 год должны быть доступны в 2026 году. Цифровое хранение допускается (и приветствуется), но файлы должны быть читаемыми и неизменёнными.

Настройте систему. Сканируйте или фотографируйте каждый документ в день получения. Храните в структурированной системе папок. Привязывайте к соответствующей записи в бухгалтерской программе. Это занимает минуты в день и экономит часы (и евро) при проверке.

Беспокоитесь о своей бухгалтерии?

Если какие-то из этих ошибок вам знакомы — стоит провести профессиональную ревизию до того, как за вас это сделает VID. Мы проверяем существующий учёт, исправляем расхождения и настраиваем системы для дальнейшего соблюдения требований.

Свяжитесь с нами для бесплатной консультации →