Kā izrakstīt rēķinu Latvijā: obligātie rekvizīti un formāts

Vairākums cilvēku domā, ka rēķins ir vienkārši maksājuma pieprasījums. Latvijā tas ir juridisks dokuments — un nepilnīgs rēķins var izmaksāt tiesības atskaitīt PVN. VID 2024. gada auditu laikā noraidīja priekšnodokli aptuveni EUR 12 miljonu apmērā, un ievērojama daļa noraidījumu bija saistīta ar rēķiniem, kuros trūka viena vai vairāku obligāto rekvizītu. Ne viltoti rēķini. Nepilnīgi.

Izdarīt pareizi nav grūti. Bet tam nepieciešams precīzi zināt, ko prasa Latvijas likumdošana — un saraksts ir konkrētāks, nekā vairākums uzņēmēju sagaida.

Obligātie elementi

Latvijas likumdošana (Ministru kabineta noteikumi Nr. 585, kas īsteno PVN likuma attiecīgās normas) nosaka šādus elementus, kam jāparādās katrā rēķinā:

1. Piegādātāja dati:

Pilns juridiskais nosaukums vai fiziskās personas vārds
Reģistrācijas numurs (vai personas kods individuālajiem komersantiem)
Juridiskā adrese
PVN reģistrācijas numurs (ja piegādātājs ir PVN maksātājs)

2. Pircēja dati:

Pilns juridiskais nosaukums vai vārds
Reģistrācijas numurs
Juridiskā/faktiskā adrese
PVN reģistrācijas numurs (ja attiecināms)

3. Rēķina identifikācija:

Unikāls secīgs rēķina numurs
Izrakstīšanas datums
Piegādes datums (ja atšķiras no izrakstīšanas datuma — bieži tiek aizmirsts)

4. Preču vai pakalpojumu apraksts:

Skaidrs, konkrēts apraksts
Daudzums un mērvienība (precēm)
Vienības cena (bez PVN)

5. Finanšu dati:

Kopējā summa bez PVN
Piemērojamā PVN likme (21%, 12%, 5% vai 0%)
PVN summa
Kopējā summa ar PVN
Ja piemērojamas vairākas PVN likmes — sadalījums pa katru likmi

6. Papildu elementi (ja attiecināms):

Atsauce uz apgriezto PVN maksāšanas kārtību
Atsauce uz Kopienas iekšējo piegādi (pārrobežu ES darījumiem)
Atsauce uz atbrīvojuma noteikumiem

Izlaidiet jebkuru no tiem — un rēķins formāli neatbilst prasībām. Praksē VID auditori visvairāk koncentrējas uz PVN numuru, apraksta specifiskumu un summu sadalījumu.

Numerācijas sistēma

Rēķinu numuriem jābūt unikāliem un secīgiem noteiktā sērijā. Var izmantot vairākas numerācijas sērijas (pēc klientiem, pakalpojumu veidiem vai filiālēm), bet katrā sērijā secībai jābūt nepārtrauktai.

Plaisu numerācijā rada jautājumus. Ja rēķinam Nr. 147 seko Nr. 149 — VID var pajautāt, kas notika ar Nr. 148. Laba prakse: formāts ar gadu un kārtas numuru — 2026-001, 2026-002 utt.

PVN rēķini un rēķini bez PVN

Ja jūsu uzņēmums ir PVN maksātājs — katram izrakstītam rēķinam jāatbilst pilnām PVN rēķina prasībām. Vienkāršota formāta PVN reģistrētiem uzņēmumiem nav, neatkarīgi no summas.

Ja uzņēmums nav PVN maksātājs — joprojām nepieciešami piegādātāja un pircēja dati, numurs, datums, apraksts un kopējā summa. Vienkārši bez PVN laukiem — un svarīgi — bez PVN summas norādīšanas. PVN piemērošana bez reģistrācijas ir nelikumīga.

Elektroniskie rēķini

Latvija atzīst elektroniskos rēķinus par juridiski līdzvērtīgiem papīra rēķiniem, ja tie satur visus obligātos rekvizītus un to autentiskumu un integritāti var verificēt. Praksē PDF, nosūtīts pa e-pastu, atbilst prasībām, ja tajā ir visi nepieciešamie lauki.

Pieaug virzība uz strukturētu e-rēķinu izrakstīšanu (mašīnlasāmi formāti UBL, Peppol), īpaši darījumiem ar valsts iestādēm. Privātajam sektoram tas paliek brīvprātīgs, bet kļūst arvien izplatītāks.

Biežākās kļūdas un to sekas

Neskaidri apraksti. "Pakalpojumi — EUR 5 000" nav pietiekami. VID sagaida pietiekamu detalizāciju, lai saprastu, kas tika sniegts. "Mārketinga konsultāciju pakalpojumi par 2026. g. I cet. saskaņā ar 2026. g. 15. janvāra līgumu" ir labāk.

Trūkstošie PVN reģistrācijas numuri. Ja piegādātājs ir PVN maksātājs un rēķinā nav viņa PVN numura — jūsu tiesības atskaitīt priekšnodokli ir apdraudētas. Vienmēr pārbaudiet piegādātāja PVN statusu pirms rēķina pieņemšanas.

Nepareizi PVN aprēķini. Noapaļošanas kļūdas, nepareizas likmes vai PVN piemērošana atbrīvotiem darījumiem. Šķiet sīkumi, kamēr audits neapkopo desmitiem mazu kļūdu būtiskā neatbilstībā.

Rēķini ārvalstu valūtā bez EUR ekvivalenta. Ja rēķinu izrakstāt USD vai GBP — tam jāsatur arī EUR ekvivalents pēc ECB atsauces kursa darījuma datumā. PVN summa jānorāda EUR.

No mūsu pieredzes vienkāršākā aizsardzība ir grāmatvedības programma ar iebūvētām rēķinu veidnēm. Programma nepieļauj dokumenta ģenerēšanu bez visu obligāto lauku aizpildīšanas. Manuāli rēķini — īpaši tabulās — ir galvenais kļūdu avots.

Vajadzīga palīdzība ar rēķiniem un PVN atbilstību?

Pareiza rēķinu izrakstīšana no pirmās dienas ietaupa galvassāpes auditu laikā. Mēs iestatām atbilstošas rēķinu sistēmas, pārskatām esošo praksi un vedam PVN deklarācijas uzņēmumiem visā Latvijā.

Sazinieties ar mums bezmaksas konsultācijai →