5 grāmatvedības kļūdas, kas var izraisīt nodokļu auditu

VID uz risku balstītais atlases algoritms neizvēlas uzņēmumus nejaušā kārtībā. Tas analizē iesniegtos datus, meklējot modeļus — konkrētas neatbilstības un anomālijas, kas statistiski norāda uz nedeklarētiem ieņēmumiem vai pārmērīgiem atskaitījumiem. 2025. gadā VID veica vairāk nekā 4 000 tematiskās un aptuveni 800 lauka pārbaudes. Atlasītajiem uzņēmumiem bija kopīgas iezīmes, un lielākoties tās sakņojās grāmatvedības kļūdās, nevis pārdomātās nodokļu shēmās.

Lūk, piecas kļūdas, kas jūs ierindo VID redzeslokā, un ko ar katru darīt.

Kļūda 1: Izdevumi, kas neatbilst ieņēmumiem

VID sistēmas atzīmē uzņēmumus, kur deklarētie izdevumi konsekventi tuvojas ieņēmumiem vai tos pārsniedz — it īpaši, ja bizness acīmredzami funkcionē: tiek maksātas algas, uzturēts birojs, apkalpoti klienti.

Mārketinga aģentūra, kas gadu pēc gada uzrāda EUR 120 000 ieņēmumus un EUR 118 000 izdevumus, agri vai vēlu piesaistīs uzmanību. Tāpat arī straujš izdevumu lēciens bez atbilstoša ieņēmumu pieauguma — teiksim, EUR 40 000 par "konsultācijām" IV ceturksnī, kad parastos ceturkšņos tēriņi ir EUR 5 000.

Risinājums nav leģitīmu izdevumu samazināšana, bet gan to pienācīga noformēšana. Katram izdevumam jābūt ar derīgu rēķinu, skaidri saistītam ar saimniecisko darbību un pareizi klasificētam.

Modelis, ko novērojam pastāvīgi: uzņēmuma īpašnieks apmaksā personīgos izdevumus caur uzņēmumu — dzīvokļa remontu, ģimenes atvaļinājumu, sadzīves tehniku — un iegrāmato tos kā biznesa izmaksas. Tas nesamazina nodokļus. Tas rada prezumētu peļņas sadali, apliekamu ar UIN pēc 20/80 likmes, un VID atklāšanas gadījumā piemēro papildu sodus 20–30%.

Kļūda 2: PVN neatbilstības ar darījumu partneriem

Katra jūsu PVN deklarācija tiek krusteniski salīdzināta ar piegādātāju un klientu deklarācijām. Pieteicāt priekšnodokli EUR 5 000 no Piegādātāja X, bet tas nav deklarējis atbilstošu darījumu? VID fiksē nesakritību. Uzkrāsies pietiekami — saņemsiet vēstuli.

Tipiski iemesli:

Piegādātājs izrakstīja rēķinu citā periodā nekā jūs to iegrāmatojāt
Piegādātājs kavējas ar PVN deklarācijām
Pieteicāt PVN no uzņēmuma, kas nav PVN maksātājs
Rēķina rekvizīti nesakrīt starp pircēju un pārdevēju

No mūsu pieredzes visbīstamākais variants — priekšnodokļa pieteikšana no uzņēmumiem, kas izrādās fiktīvi vai "pazudušie tirgotāji". Pat pilnīgas labticības gadījumā VID var atteikt atskaitījumu un pieprasīt atmaksu ar procentiem. Tiesu prakse ir nepārprotama: pierādīšanas nasta gulstas uz pircēju.

Kļūda 3: Novēlotas vai trūkstošas algu deklarācijas

Algu atskaišu iesniegšana Latvijā notiek stingrā ikmēneša ritmā. IIN un VSAOI jādeklarē un jāsamaksā līdz nākamā mēneša 23. datumam. Gada informatīvā deklarācija — līdz 1. februārim.

Termiņu nokavēšana rada automātiskus sodus. Taču nopietnāka problēma ir nekonsekvence. Ja janvārī deklarējat trīs darbiniekus, februārī — divus, martā — atkal trīs, aprīlī — nulli, VID saskata modeli. Tas norāda uz nedeklarētiem skaidras naudas maksājumiem vai neformālu nodarbinātību — abu jomu kontrole ir prioritāra.

Pie mums vērsās klients pēc tam, kad VID pajautāja: kāpēc būvniecības uzņēmumam ar EUR 400 000 apgrozījumu ir tikai viens deklarēts darbinieks. VID atbilde bija acīmredzama: apakšuzņēmējiem maksāja kā darbiniekiem bez pienācīga noformējuma. Papildus aprēķins — nodokļi, iemaksas un sodi — sasniedza EUR 47 000.

Nekad un nekādos apstākļos nemaksājiet "aplokšņu algas" — tā ir nelikumīga, un VID kļūst arvien prasmīgāks tās atklāšanā.

Kļūda 4: Kases darījumi bez pienācīgas dokumentācijas

Skaidrā nauda ir VID aklā zona — un tieši tāpēc tā tiek kontrolēta sevišķi cieši.

Jebkuram uzņēmumam, kas pieņem skaidru naudu no patērētājiem, jāizmanto VID reģistrēts kases aparāts. Katrs darījums fiksējams, ikdienas Z-atskaites veidojamas, un kopsummas saskaņojamas ar grāmatvedību. Darbība bez aparāta vai ar nestrādājošu ierīci nozīmē sodus no EUR 140 par pirmo pārkāpumu un no EUR 350 par atkārtotiem.

Taču jautājums ir plašāks par kases aparātiem. Ja uzņēmums tērē skaidru naudu — piemēram, samaksā piegādātājam — vajadzīgs čeks vai rēķins no piegādātāja un kases izdevumu orderis jūsu dokumentācijā. Ieraksts "samaksāts skaidrā naudā EUR 200 par materiāliem" bez piegādātāja apliecinājuma nav arguments.

Visbīstamākais scenārijs: lieli skaidras naudas izņēmumi no uzņēmuma bankas konta bez pamatojuma. VID izturās pret neizskaidrotiem izņēmumiem kā pret potenciālu slēptu sadali — UIN 20/80 plus sodi. Neizskaidrots EUR 10 000 izņēmums var izmaksāt EUR 2 500 nodokļa un vēl 20–30% soda papildus.

Kļūda 5: Nepilnīgi vai trūkstoši pirmdokumenti

Fundamentālā kļūda, kas padara iespējamas visas pārējās. Pirmdokumenti — rēķini, čeki, līgumi, bankas izraksti, pavadzīmes — ir grāmatvedības izejmateriāls. Bez tiem jūsu skaitļi ir apgalvojumi, nevis fakti.

VID auditori strādā pretējā virzienā: no deklarācijām uz dokumentiem. Izvēlas iegrāmatoto darījumu izlasi un lūdz uzrādīt oriģinālus. Nevarat uzrādīt rēķinu par EUR 3 000 izdevumu? Atskaitījums anulēts. Nevarat uzrādīt dokumentus par pietiekamu skaitu izdevumu? VID var atzīt visu izmaksu bāzi par neuzticamu un piemērot aprēķina metodi — kas nekad nav jūsu labā.

Glabāšanas termiņš — pieci gadi no finanšu gada beigām. Dokumenti par 2021. gadu joprojām jābūt pieejamiem 2026. gadā. Digitālā glabāšana pieļaujama un ieteicama — bet failiem jābūt salasāmiem un neizmainītiem.

Izveidojiet sistēmu. Skenējiet vai fotografējiet katru dokumentu tā saņemšanas dienā. Glabājiet strukturētā mapju sistēmā. Sasaistiet ar atbilstošo ierakstu grāmatvedības programmā. Tas aizņem minūtes dienā un ietaupa stundas (un eiro) audita laikā.

Atpazīstat kādu no šīm kļūdām?

Ja kaut kas no iepriekš aprakstītā šķiet pazīstams, profesionāla revīzija tagad izmaksā nesalīdzināmi mazāk nekā VID audita korekcijas vēlāk. Mēs pārbaudām esošo uzskaiti, identificējam neatbilstības, labojam vēsturiskos ierakstus un ieviešam sistēmas, lai tās pašas kļūdas neatkārtotos.

Pasūtīt grāmatvedības pārbaudi →