SIA atskaitāmie izdevumi Latvijā: ko var norakstīt

Būvniecības uzņēmuma īpašnieks reiz pajautāja, kāpēc VID noraidīja EUR 14 000 no viņa deklarētajiem izdevumiem audita laikā. Čeki bija par visu. Problēma nebija dokumentācijā — bet atbilstībā. Starp viņa "biznesa izdevumiem" bija ģimenes slēpošanas brauciens uz Austriju (klasificēts kā "komandas saliedēšanas pasākums" uzņēmumam ar diviem darbiniekiem — abiem ģimenes locekļiem), mājas kinoteātris ("klientu prezentāciju aprīkojums") un ikmēneša pārtikas piegāde uz mājas adresi ("biroja piederumi").

VID piemēro vienkāršu testu katram uzņēmuma izdevumam: vai tas ir tieši un vienīgi saistīts ar uzņēmuma saimniecisko darbību? Ja atbilde ir "nē" — vai pat "daļēji" — atskaitījums ir apdraudēts.

Pamatnoteikums

Saskaņā ar Latvijas nodokļu likumdošanu izdevums ir atskaitāms UIN vajadzībām, ja izpildīti visi trīs nosacījumi:

Saimnieciskais mērķis — izdevums tieši saistīts ar uzņēmuma saimniecisko darbību
Pienācīga dokumentācija — derīgs rēķins vai čeks ar visiem obligātajiem rekvizītiem, plus saimnieciskā mērķa pamatojums, ja saistība nav acīmredzama
Samērīga summa — izdevums ir proporcionāls saimnieciskajai vajadzībai (EUR 500 par pusdienām diviem cilvēkiem izraisīs jautājumus)

Izdevumi, kas neiztur jebkuru no šiem testiem, tiek atzīti par neatskaitāmiem. Ja apmaksāti no uzņēmuma konta — var tikt pārkvalificēti par slēptu peļņas sadali, apliekamu ar UIN pēc 20/80 likmes (faktiski 25%), plus iespējamie sodi.

Ko var atskaitīt (ar nosacījumiem)

Biroja noma un komunālie maksājumi. Pilnībā atskaitāmi, ja telpas tiek izmantotas vienīgi saimnieciskai darbībai. Strādājot no mājām — tikai proporcionālā daļa, kas attiecināma uz darba vietu, ar dokumentālu pamatojumu (darba vietas platība pret kopējo dzīvojamo platību).

Darbinieku algas un sociālās iemaksas. Pilnībā atskaitāmi. Ietver bruto algu, darba devēja VSAOI (23,59%) un obligātās kompensācijas. Nav jautājumu — ja nodarbinātība ir reāla un alga nav mākslīgi palielināta līdzekļu izņemšanai no uzņēmuma.

Profesionālie pakalpojumi. Juridiskie, grāmatvedības, konsultāciju — atskaitāmi, ja ir līgums, rēķins un skaidrs saimnieciskais mērķis. Grāmatvedības pakalpojumi par EUR 200/mēn. jautājumus nerada. EUR 10 000 maksājums par "konsultācijām" uzņēmumam, kas pieder jūsu laulātajam, bez redzama rezultāta — rada daudzus.

Komandējumi. Transports, izmitināšana un dienas nauda braucieniem ar dokumentētu saimniecisko mērķi. Latvijā dienas naudas likmes noteiktas ar Ministru kabineta noteikumiem — 2026. gadā iekšzemes dienas norma ir EUR 8 braucieniem virs 12 stundām. Starptautiskās likmes atkarīgas no valsts. Izmaksa virs oficiālās normas — apliekamie darbinieka ienākumi.

Transporta izdevumi. Šeit rodas lielākā daļa strīdu. Ja uzņēmums pieder vai nomā transportlīdzekli, ko izmanto vienīgi saimnieciskajai darbībai — visas saistītās izmaksas (degviela, apdrošināšana, apkope, stāvvieta) ir atskaitāmas. Ja transportlīdzekli izmanto arī personīgi — ko VID prezumē, kamēr nepierādāt pretējo — daļa izmaksu kļūst neatskaitāma.

Veids, kā aizstāvēt pilnu atskaitāmību: vest braucienu žurnālu ar datumiem, galamērķiem, mērķiem un kilometrāžu. Bez žurnāla VID parasti piemēro dalījumu 50/50. Transportlīdzeklim ar kopējām izmaksām EUR 600/mēn. tas ir EUR 300 zaudētu atskaitījumu un potenciālas UIN sekas.

Mārketings un reklāma. Atskaitāmi, ja saistīti ar uzņēmuma produktu vai pakalpojumu popularizēšanu. Mājaslapas izstrāde, tiešsaistes reklāma, poligrāfija, dalība izstādēs — viss tiešs.

Programmatūra un aprīkojums. Datori, programmatūras licences, biroja mēbeles — atskaitāmi, vai nu uzreiz (ja zem kapitalizācijas sliekšņa EUR 1 000), vai caur nolietojumu.

Problemātiskās kategorijas

Reprezentācijas izdevumi. Vakariņas ar klientiem, dāvanas, korporatīvie pasākumi. Atskaitāmi, bet ierobežoti ar gada limitu — parasti 5% no uzņēmuma kopējā bruto algu fonda gadā. Ja algu izmaksas ir EUR 50 000 — var atskaitīt līdz EUR 2 500 reprezentācijas izdevumu. Pārsniegums neatskaitāms un apliekams kā sadale.

Par katru reprezentācijas izdevumu fiksējiet: kas piedalījās, viņu loma vai uzņēmums, tikšanās mērķis un rēķins. "Vakariņas ar klientu" nav pietiekami. "Vakariņas ar [Vārds], [Uzņēmums] direktoru, diskutējot par Q2 darba apjomu" — pietiekami.

Apmācība un kvalifikācijas celšana. Atskaitāmi, ja tieši saistīti ar darbinieka amata pienākumiem. Grāmatvedis PVN seminārā — neapšaubāmi atskaitāms. Tas pats grāmatvedis someljē kursā — nē (ja vien uzņēmums nav vīna biznesā).

Apdrošināšana. Saimnieciskās darbības apdrošināšana (īpašums, atbildība, profesionālā indemniti) — atskaitāma. Darbinieku veselības apdrošināšana — atskaitāma noteiktos limitos.

Procenti par aizdevumiem. Atskaitāmi, ja aizdevums ņemts saimnieciskiem mērķiem. Procenti par aizdevumu aprīkojuma iegādei — atskaitāmi. Procenti par aizdevumu, ko uzņēmums izsniedza īpašniekam par pazeminātām likmēm — tas jau ir prezumēts labums un transfertcenu jautājums.

Ko noteikti nevar atskaitīt

Personīgos izdevumus jebkādā formā
Sodus un soda naudas (ieskaitot VID sodus, ceļu sodus, regulatoru sankcijas)
Izdevumus bez dokumentācijas (nav rēķina = nav atskaitījuma)
Kukuļus un nelikumīgus maksājumus
Ziedojumus (apliekamus kā sadali pēc 20/80 likmes, lai gan kvalificētu organizāciju ziedojumiem piemērojams 75% atvieglojums līdz 5% no iepriekšējā gada peļņas)

Dokumentēšanas standarts

Ar vienu čeku ne vienmēr pietiek. Izdevumiem virs aptuveni EUR 150 vai kategorijām, ko VID pārbauda cieši, glabājiet pamatojošos dokumentus: saimnieciskā mērķa aprakstu, saraksti, kāpēc izdevums bija nepieciešams, līgumus.

Digitālie ieraksti ir pieņemami. VID pat mudina elektronisku dokumentēšanu. Bet ierakstiem jābūt organizētiem un pieejamiem.

Neesat pārliecināts, ko var atskaitīt?

Izdevumu klasifikācijas kļūdas ir viens no biežākajiem VID audita trigeriem — un viens no visvieglāk novēršamajiem. Mēs pārskatām izdevumu struktūras un ieviešam dokumentēšanas sistēmas, kas iztur pārbaudi.

Sazinieties ar mums bezmaksas konsultācijai →