Kases aparāta prasības Latvijā: kas jāzina

Kafejnīcas īpašnieks Jūrmalā šo mācību apguva dārgā veidā: VID inspektori ienāca sestdienas pēcpusdienā, pasūtīja divas kafijas un lūdza čeku. Kases aparāta nebija. Sods — EUR 350, vairāk nekā visa kafejnīcas sestdienas apgrozījuma. Atkārtotā pārbaude divus mēnešus vēlāk — aparāts joprojām neuzstādīts — izmaksāja EUR 700.

Ja jūsu uzņēmums pieņem skaidras naudas maksājumus no patērētājiem, Latvijas likumdošana prasa VID reģistrētu kases aparātu (kases aparāts). Izņēmumu pēc uzņēmuma lieluma vai darījumu apjoma nav.

Kam nepieciešams kases aparāts

Jebkurš uzņēmums — SIA, individuālais komersants, mikrouzņēmums — kas saņem skaidras naudas maksājumus no fiziskām personām (patērētājiem), obligāti izmanto elektronisku kases aparātu vai līdzvērtīgu fiskālo ierīci, kas reģistrēta VID. Tas attiecas uz:

• Mazumtirdzniecības veikaliem
• Restorāniem, kafejnīcām un bāriem
• Pakalpojumu sniedzējiem, kas pieņem skaidru naudu (frizētavām, remontdarbnīcām, medicīnas kabinetiem)
• Tirgus tirgotājiem (ar ierobežotiem izņēmumiem sezonas lauksaimniecības pārdošanai)
• Jebkuru uzņēmumu, kas izsniedz čekus par skaidras naudas maksājumiem

Pienākums attiecas neatkarīgi no tā, vai skaidrā nauda ir jūsu galvenais maksājuma veids. Ja 99% maksājumu — ar karti, bet reizēm pieņemat skaidru naudu — aparāts obligāts.

Darījumi vienīgi starp juridiskām personām (B2B), noformēti ar rēķiniem un apmaksāti ar bankas pārskaitījumu, neprasa kases aparātu. Bet brīdī, kad fiziskā persona maksā skaidru naudu — pat vienreiz — prasība stājas spēkā.

Reģistrācija un tehniskie nosacījumi

Kases aparātam jābūt:

1. Sertificētam — tikai VID apstiprināti modeļi
2. Reģistrētam VID — pirms pirmā darījuma, caur Elektroniskās deklarēšanas sistēmu (EDS)
3. Fiskalizētam — aprīkotam ar fiskālās atmiņas moduli, kas reģistrē visus darījumus un nav maināms
4. Apkopētam — regulāras tehniskās pārbaudes no sertificēta servisa, parasti reizi gadā

Katram darījumam jāģenerē čeks ar: uzņēmuma nosaukumu un reģistrācijas numuru, kases aparāta reģistrācijas numuru, darījuma datumu un laiku, preces vai pakalpojuma aprakstu, summu un secīgu čeka numuru.

Ikdienas Z-atskaites (dienas beigu kopsavilkuma atskaites) obligāti jāveido un jāsaglabā. Tām jāsakrīt ar grāmatvedības ierakstiem — auditā VID to pārbaudīs.

Sodi par pārkāpumiem

Sodu struktūra 2026. gadā:

• Pirmais pārkāpums (nav kases aparāta vai čeks netiek izsniegts): EUR 140–350
• Atkārtots pārkāpums: EUR 350–700
• Sistemātiski pārkāpumi vai pārbaudes kavēšana: līdz EUR 1 400 un iespējama darbības apturēšana

VID veic gan plānveida, gan nepieteiktas pārbaudes. Nepieteiktās — kad inspektors veic pirkumu un pārbauda, vai čeks tiek izsniegts — ir visbiežākās un neprognozējamākās. Vienīgā sagatavošanās, kas darbojas — konsekventa atbilstība.

Svarīga nianse: sods tiek piemērots ne tikai par aparāta neesamību, bet arī par čeka neizsniegšanu par katru darījumu. Pat ar reģistrētu ierīci, ja darbinieks aizmirst nosist pārdošanu — pārkāpums ir tāds pats.

---

Vajadzīga palīdzība ar kases aparātu?

Mēs konsultējam uzņēmumus par fiskālo atbilstību: aparāta izvēle, reģistrācija VID, kases datu integrācija grāmatvedības sistēmā.

Sazinieties ar mums →