Сроки хранения документов: как долго хранить бухгалтерские записи в Латвии

Один латвийский SIA при переезде офиса в 2024 году выбросил три коробки старых счетов — за 2020 и 2021 годы. Через полгода VID открыл камеральную проверку именно за эти годы. Без первичных документов компания не смогла подтвердить EUR 47 000 заявленных расходов. VID отказал в вычетах и доначислил CIT с процентами. Итого: около EUR 14 000. Коробки поместились бы в один шкаф.

Латвийское законодательство устанавливает чёткие минимальные сроки хранения. Вот что нужно хранить и как долго.

Стандартное правило: 5 лет

Большинство бухгалтерских документов хранится пять лет после окончания финансового года, к которому они относятся:

• Входящие и исходящие счета
• Банковские выписки и платёжные документы
• Главная книга и журналы проводок
• Кассовые документы
• Инвентаризационные записи
• Договоры, относящиеся к операциям периода
• Годовые отчёты и финансовая отчётность (поданные версии)
• Налоговые декларации и подтверждающие расчёты

Пятилетний срок совпадает со стандартным сроком давности проверок VID. VID может проверить любой финансовый год за последние пять лет. Уничтожать документы в первый день шестого года формально допустимо, но рискованно, если проверка уже началась.

Расширенное правило: 10 лет

Определённые документы хранятся десять лет:

• Кадровые документы — трудовые договоры, расчёты зарплат, записи о социальных взносах, табели учёта времени. Они защищают как работодателя, так и работника в спорах о пенсионных отчислениях и трудовом стаже.
• Документы по сделкам с недвижимостью — договоры купли-продажи, отчёты об оценке, строительные контракты. Увеличенный срок связан с типичным периодом владения и сроками амортизации.
• Документы по проектам, финансируемым ЕС — грантовые соглашения часто требуют хранения сверх стандартного срока, иногда до десяти лет после финального платежа.

Цифровое vs. физическое хранение

Латвийское законодательство допускает полностью цифровое хранение. Сканированные копии бумажных документов юридически действительны, если процесс сканирования обеспечивает точность, а файлы хранятся надёжно с резервным копированием.

Практические рекомендации:

• Сканируйте все бумажные документы при получении и храните в структурированном цифровом архиве (по годам, по типам).
• Используйте облачное хранение с автоматическим бэкапом — локальные диски ломаются, офисные пожары случаются.
• Храните оригиналы бумажных документов как минимум первый год в качестве подстраховки, затем можете утилизировать при наличии надёжных цифровых копий.
• Для e-счетов, полученных через Peppol (обязательно для B2G с января 2026), оригинал уже цифровой — сканирование не требуется.

Один нюанс: если VID подозревает мошенничество или уклонение от налогов, срок давности может быть продлён за пределы пяти лет, и обязанность хранить документы продлевается соответственно. Компании под следствием могут быть обязаны хранить документы бессрочно до разрешения дела.

---

Нужна помощь в организации хранения документов?

Мы настраиваем системы цифрового архивирования для наших клиентов и обеспечиваем соблюдение сроков хранения без загромождения офиса. Порядок в документах сегодня предотвращает дорогостоящие проблемы завтра.

Свяжитесь с нами →