Сроки хранения документов: как долго хранить бухгалтерские записи в Латвии

При переезде в 2024 году одно латвийское SIA выбросило три коробки со старыми счетами — за 2020 и 2021 годы. Через полгода VID открыл камеральную проверку именно за эти периоды. Без первичных документов компания не смогла подтвердить расходы на EUR 47 000. VID отказал в вычетах и доначислил UIN с процентами. Общий ущерб — около EUR 14 000. А коробки спокойно уместились бы в одном шкафу.

Латвийское законодательство устанавливает чёткие минимальные сроки хранения. Разберёмся, что именно нужно хранить и как долго.

Стандартное правило: 5 лет

Большинство бухгалтерских документов необходимо хранить пять лет после окончания финансового года, к которому они относятся:

• Входящие и исходящие счета-фактуры
• Банковские выписки и платёжные документы
• Главная книга и журналы проводок
• Кассовые документы
• Инвентаризационные ведомости
• Договоры, связанные с операциями периода
• Годовые отчёты и финансовая отчётность (поданные версии)
• Налоговые декларации и подтверждающие расчёты

Пятилетний срок совпадает со стандартным сроком давности проверок VID: служба вправе проверить любой финансовый год в пределах пяти лет с даты решения о проверке. Формально уничтожить документы в первый день шестого года можно — но если проверка к тому моменту уже начата, это крайне рискованно.

Расширенное правило: 10 лет

Для ряда документов установлен десятилетний срок хранения:

• Кадровые документы — трудовые договоры, расчёты заработной платы, записи о социальных взносах, табели учёта рабочего времени. Они защищают и работодателя, и работника в случае споров о пенсионных отчислениях или трудовом стаже.
• Документы по сделкам с недвижимостью — договоры купли-продажи, оценочные отчёты, строительные контракты. Увеличенный срок объясняется характерными для этих активов периодами владения и амортизации.
• Документы по проектам с финансированием ЕС — грантовые соглашения нередко предписывают хранение сверх стандартного срока, иногда до десяти лет после последнего платежа.

Цифровое или бумажное хранение

Латвийское законодательство допускает полностью электронное хранение документов. Сканированные копии бумажных оригиналов признаются юридически действительными — при условии, что процесс сканирования обеспечивает точность воспроизведения, а файлы хранятся надёжно и имеют резервные копии.

Практические рекомендации:

• Сканируйте бумажные документы в день получения и складывайте в структурированный цифровой архив — по годам и типам.
• Используйте облачное хранилище с автоматическим резервным копированием: локальные диски выходят из строя, а офисные пожары случаются.
• Бумажные оригиналы имеет смысл хранить хотя бы первый год — на всякий случай. Затем можно утилизировать, если есть надёжные цифровые копии.
• Электронные счета, полученные через Peppol (обязательно для B2G с января 2026), изначально цифровые — сканирование не требуется.

Важный нюанс: при подозрении на мошенничество или уклонение от налогов VID вправе продлить срок давности за пределы пяти лет, и обязанность хранить документы продлевается соответственно. Компания, в отношении которой ведётся расследование, может быть обязана хранить документы бессрочно — до разрешения дела.

---

Цифровой архив по стандартам VID

Мы выстраиваем системы облачного архивирования с понятной структурой папок — по годам и типам документов. Когда VID запросит документы (а это неизбежно), всё будет найдено за минуты, а не за дни.

Настроить систему хранения документов →