SIA atskaitāmie izdevumi Latvijā: ko var norakstīt

Būvniecības uzņēmuma īpašnieks kādreiz pajautāja, kāpēc VID audita laikā noraidīja EUR 14 000 no viņa deklarētajiem izdevumiem. Čeki bija par katru pozīciju. Problēma nebija dokumentācijā — bet gan pamatotībā. Starp viņa "biznesa izdevumiem" figurēja ģimenes slēpošanas brauciens uz Austriju (klasificēts kā "komandas saliedēšanas pasākums" uzņēmumam ar diviem darbiniekiem — abiem ģimenes locekļiem), mājas kinoteātris ("klientu prezentāciju aprīkojums") un ikmēneša pārtikas piegāde uz mājas adresi ("biroja piederumi").

VID katram uzņēmuma izdevumam uzdod vienu tiešu jautājumu: vai tas ir tieši un vienīgi saistīts ar uzņēmuma saimniecisko darbību? Ja atbilde ir "nē" — vai pat "daļēji" — atskaitījums ir apdraudēts.

Pamatnoteikums

Saskaņā ar Latvijas nodokļu likumdošanu izdevums ir atskaitāms UIN vajadzībām, ja vienlaikus izpildīti trīs nosacījumi:

Saimnieciskais mērķis — izdevums tieši saistīts ar uzņēmuma darbību
Pienācīga dokumentācija — derīgs rēķins vai čeks ar visiem obligātajiem rekvizītiem, plus mērķa pamatojums, ja saistība nav acīmredzama
Samērīga summa — izdevums proporcionāls vajadzībai (EUR 500 par pusdienām diviem cilvēkiem izraisīs jautājumus)

Izdevumi, kas neiztur kaut vienu no šiem testiem, atzīstami par neatskaitāmiem. Ja apmaksāti no uzņēmuma konta — var tikt pārkvalificēti par slēptu peļņas sadali, apliekamu ar UIN pēc 20/80 likmes (faktiski 25%) plus sodi.

Ko var atskaitīt (ar nosacījumiem)

Biroja noma un komunālie. Pilnībā atskaitāmi, ja telpas izmanto vienīgi saimnieciskai darbībai. Strādājot no mājām — tikai proporcionālā daļa ar dokumentālu pamatojumu (darba vietas platība pret kopējo dzīvojamo platību).

Darbinieku algas un sociālās iemaksas. Pilnībā atskaitāmi: bruto alga, darba devēja VSAOI (23,59%), obligātās kompensācijas. Bez jautājumiem — ja nodarbinātība reāla un alga nav mākslīgi palielināta līdzekļu izņemšanai.

Profesionālie pakalpojumi. Juridiskie, grāmatvedības, konsultāciju — atskaitāmi ar līgumu, rēķinu un skaidru mērķi. Grāmatvedība par EUR 200 mēnesī jautājumus nerada. EUR 10 000 par "konsultācijām" uzņēmumam, kas pieder laulātajam, bez redzama rezultāta — rada daudzus.

Komandējumi. Transports, izmitināšana un dienas nauda braucieniem ar dokumentētu mērķi. Dienas naudas likmes noteiktas ar Ministru kabineta noteikumiem — 2026. gadā iekšzemes norma ir EUR 8 braucieniem virs 12 stundām. Starptautiskās likmes atkarīgas no valsts. Izmaksa virs normas — apliekamie darbinieka ienākumi.

Transporta izdevumi. Kategorija ar visvairāk strīdiem. Ja uzņēmums pieder vai nomā transportlīdzekli, ko lieto vienīgi biznesam, — visas saistītās izmaksas (degviela, apdrošināšana, apkope, stāvvieta) atskaitāmas. Ja transportlīdzekli lieto arī personīgi — ko VID prezumē, kamēr nepierādāt pretējo — daļa izmaksu kļūst neatskaitāma.

Veids, kā aizstāvēt pilnu atskaitāmību: braucienu žurnāls ar datumiem, galamērķiem, mērķiem un kilometrāžu. Bez žurnāla VID parasti piemēro dalījumu 50/50. Transportlīdzeklim ar kopējām izmaksām EUR 600 mēnesī tas ir EUR 300 zaudētu atskaitījumu un potenciālas UIN sekas.

Mārketings un reklāma. Atskaitāmi, ja saistīti ar produktu vai pakalpojumu popularizēšanu. Mājaslapas izstrāde, tiešsaistes reklāma, poligrāfija, dalība izstādēs — viss tiešs.

Programmatūra un aprīkojums. Datori, licences, biroja mēbeles — atskaitāmi uzreiz (ja zem kapitalizācijas sliekšņa EUR 1 000) vai caur nolietojumu.

Problemātiskās kategorijas

Reprezentācijas izdevumi. Vakariņas ar klientiem, dāvanas, korporatīvie pasākumi. Atskaitāmi, bet ierobežoti ar gada limitu — parasti 5% no kopējā bruto algu fonda gadā. Ja algu izmaksas ir EUR 50 000 — atskaitāmi līdz EUR 2 500. Pārsniegums neatskaitāms un apliekams kā sadale.

Par katru reprezentācijas izdevumu fiksējiet: kas piedalījās, viņu loma vai uzņēmums, tikšanās mērķis, rēķins. "Vakariņas ar klientu" nav pietiekami. "Vakariņas ar [Vārds], [Uzņēmums] direktoru, diskutējot par Q2 darba apjomu" — pietiekami.

Apmācība un kvalifikācijas celšana. Atskaitāmi, ja tieši saistīti ar amata pienākumiem. Grāmatvedis PVN seminārā — neapšaubāmi. Tas pats grāmatvedis someljē kursā — nē (ja vien uzņēmums nav vīna biznesā).

Apdrošināšana. Saimnieciskās darbības apdrošināšana (īpašums, atbildība) — atskaitāma. Darbinieku veselības apdrošināšana — atskaitāma noteiktos limitos.

Procenti par aizdevumiem. Atskaitāmi, ja aizdevums ņemts saimnieciskiem mērķiem. Procenti par aizdevumu aprīkojuma iegādei — atskaitāmi. Procenti par aizdevumu, ko uzņēmums izsniedza īpašniekam par pazeminātām likmēm — prezumēts labums un transfertcenu jautājums.

Ko noteikti nevar atskaitīt

Personīgos izdevumus jebkādā formā
Sodus un soda naudas (ieskaitot VID, ceļu sodus, regulatoru sankcijas)
Izdevumus bez dokumentācijas (nav rēķina = nav atskaitījuma)
Kukuļus un nelikumīgus maksājumus
Ziedojumus (apliekamus kā sadali pēc 20/80, lai gan kvalificētu organizāciju ziedojumiem piemērojams 75% atvieglojums līdz 5% no iepriekšējā gada peļņas)

Dokumentēšanas standarts

Ar vienu čeku ne vienmēr pietiek. Izdevumiem virs aptuveni EUR 150 vai kategorijām, ko VID pārbauda cieši, glabājiet papildu dokumentus: mērķa aprakstu, saraksti par nepieciešamību, līgumus.

Digitālie ieraksti ir pieņemami — VID pat mudina elektronisko dokumentēšanu. Taču ierakstiem jābūt organizētiem un pieejamiem: mape ar 400 nešķirotiem PDF nav sistēma.

Neesat pārliecināti, ko var atskaitīt?

Izdevumu klasifikācijas kļūdas ir viens no biežākajiem VID audita trigeriem un viens no visvieglāk novēršamajiem. Mēs pārskatām jūsu izdevumu struktūru, ieviešam dokumentēšanas sistēmas un rūpējamies, lai katrs atskaitījums izturētu pārbaudi.

Pārskatīt savus atskaitījumus →