Kases aparāta prasības Latvijā: kas jāzina

Kafejnīcas īpašnieks Jūrmalā šo mācību apguva dārgi: VID inspektori ienāca sestdienas pēcpusdienā, pasūtīja divas kafijas un palūdza čeku. Kases aparāta nebija. Sods — EUR 350, kas pārsniedza visu kafejnīcas sestdienas ieņēmumu. Atkārtotā pārbaude divus mēnešus vēlāk — aparāts joprojām nav uzstādīts — izmaksāja EUR 700.

Ja jūsu uzņēmums pieņem skaidras naudas maksājumus no patērētājiem, Latvijas likumdošana prasa VID reģistrētu kases aparātu. Izņēmumu pēc uzņēmuma lieluma vai darījumu apjoma nav.

Kam nepieciešams kases aparāts

Jebkurš uzņēmums — SIA, individuālais komersants, mikrouzņēmums — kas saņem skaidru naudu no fiziskām personām, obligāti izmanto elektronisku kases aparātu vai līdzvērtīgu fiskālo ierīci, kas reģistrēta VID:

• Mazumtirdzniecības veikali
• Restorāni, kafejnīcas un bāri
• Pakalpojumu sniedzēji, kas pieņem skaidru naudu (frizētavas, remontdarbnīcas, medicīnas kabineti)
• Tirgus tirgotāji (ar ierobežotiem izņēmumiem sezonas lauksaimniecības pārdošanai)
• Jebkurš uzņēmums, kas izsniedz čekus par skaidras naudas maksājumiem

Pienākums attiecas neatkarīgi no tā, vai skaidrā nauda ir galvenais maksāšanas veids. Ja 99% maksājumu notiek ar karti, bet reizēm pieņemat skaidru naudu — aparāts joprojām obligāts.

Darījumi vienīgi starp juridiskām personām (B2B), noformēti ar rēķiniem un apmaksāti ar pārskaitījumu, kases aparātu neprasa. Taču brīdī, kad fiziskā persona samaksā skaidru naudu — kaut vai vienu reizi — prasība stājas spēkā.

Reģistrācija un tehniskie nosacījumi

Kases aparātam jābūt:

1. Sertificētam — tikai VID apstiprināti modeļi
2. Reģistrētam VID — pirms pirmā darījuma, caur EDS
3. Fiskalizētam — aprīkotam ar fiskālās atmiņas moduli, kas fiksē visus darījumus bez iespējas tos mainīt
4. Apkopētam — regulāras tehniskās pārbaudes sertificētā servisā, parasti reizi gadā

Katram darījumam jāģenerē čeks, kurā norādīts: uzņēmuma nosaukums un reģistrācijas numurs, kases aparāta numurs, darījuma datums un laiks, preces vai pakalpojuma apraksts, summa un secīgs čeka numurs.

Ikdienas Z-atskaites obligāti veidojamas un saglabājamas. Tām jāsakrīt ar grāmatvedības ierakstiem — audita laikā VID to noteikti pārbaudīs.

Sodi par pārkāpumiem

Spēkā esošā sodu struktūra 2026. gadā:

• Pirmais pārkāpums (nav kases aparāta vai čeks netiek izsniegts): EUR 140–350
• Atkārtots pārkāpums: EUR 350–700
• Sistemātiski pārkāpumi vai pārbaudes kavēšana: līdz EUR 1 400 un iespējama darbības apturēšana

VID veic gan plānveida, gan nepieteiktas pārbaudes. Nepieteiktās — kad inspektors veic pirkumu un pārliecinās, vai čeks tiek izsniegts — ir visbiežākās, un tām sagatavoties iepriekš nav iespējams. Vienīgā stratēģija, kas darbojas, — konsekventa atbilstība.

Būtiska nianse: sods tiek piemērots ne tikai par aparāta neesamību, bet arī par čeka neizsniegšanu katrā konkrētā darījumā. Pat ar reģistrētu ierīci — ja darbinieks aizmirst nosist pārdošanu — pārkāpums kvalificējams tieši tāpat.

---

Kases aparāts bez minēšanas

Piemērotas fiskālās ierīces izvēle, reģistrācija VID un kases datu integrācija grāmatvedības sistēmā — šeit kļūdām nav vietas. Mēs uzņemamies visu procesu un nodrošinām, ka ikdienas kases ieraksti korekti ieplūst jūsu atskaitēs.

Iestatīt kases aparātu pareizi →