Dokumentu glabāšanas termiņi: cik ilgi jāglabā grāmatvedības dokumenti Latvijā

Kāds Latvijas SIA, pārceļoties uz jaunām telpām 2024. gadā, izmeta trīs kastes ar veciem rēķiniem — par 2020. un 2021. gadu. Pusgadu vēlāk VID uzsāka tematisko pārbaudi tieši par šiem periodiem. Bez pirmdokumentiem uzņēmums nespēja pamatot EUR 47 000 pieteikto izdevumu. VID noraidīja atskaitījumus un aprēķināja papildu UIN ar procentiem. Kopējais zaudējums — aptuveni EUR 14 000. Kastes būtu brīvi ietilpušas vienā dokumentu skapī.

Latvijas likumdošana nosaka skaidrus minimālos glabāšanas termiņus. Apskatīsim, kas tieši jāglabā un cik ilgi.

Standarta noteikums: 5 gadi

Lielākā daļa grāmatvedības dokumentu jāglabā piecus gadus pēc attiecīgā pārskata gada beigām:

• Iepirkumu un pārdošanas rēķini
• Bankas izraksti un maksājumu dokumenti
• Virsgrāmata un žurnālu ieraksti
• Kases dokumenti
• Inventarizācijas akti
• Līgumi, kas saistīti ar perioda darījumiem
• Gada pārskati un finanšu pārskati (iesniegtās versijas)
• Nodokļu deklarācijas un pamatojošie aprēķini

Piecu gadu termiņš sakrīt ar VID standarta audita noilguma periodu: dienests var pārbaudīt jebkuru pārskata gadu piecu gadu ietvaros no pārbaudes lēmuma datuma. Dokumentu iznīcināšana sestā gada pirmajā dienā formāli ir pieļaujama — bet ārkārtīgi riskanta, ja pārbaude jau ir uzsākta.

Paplašinātais noteikums: 10 gadi

Atsevišķiem dokumentiem nepieciešama desmit gadu glabāšana:

• Personāla dokumenti — darba līgumi, algu aprēķini, sociālo iemaksu ieraksti, darba laika uzskaites tabulas. Tie aizsargā gan darba devēju, gan darbinieku pensiju iemaksu vai darba stāža strīdos.
• Nekustamā īpašuma darījumu dokumenti — pirkuma līgumi, vērtēšanas atskaites, būvniecības līgumi. Pagarinātais termiņš atspoguļo šiem aktīviem raksturīgos turēšanas un nolietojuma periodus.
• ES finansēto projektu dokumenti — grantu līgumos nereti noteikta glabāšana ilgāk par standarta termiņu, reizēm līdz pat desmit gadiem pēc pēdējā maksājuma.

Digitālā vai fiziskā glabāšana

Latvijas likumdošana pieļauj pilnībā digitālu dokumentu glabāšanu. Skenētas papīra dokumentu kopijas ir juridiski derīgas, ja skenēšanas process nodrošina precizitāti un digitālie faili tiek glabāti droši ar pienācīgu dublējumu.

Praktiski ieteikumi:

• Skenējiet papīra dokumentus saņemšanas dienā un kārtojiet strukturētā digitālā arhīvā — pa gadiem un dokumentu veidiem.
• Izmantojiet mākoņkrātuvi ar automātisku dublēšanu: lokālie cietie diski sabojājas, un biroju ugunsgrēki notiek.
• Papīra oriģinālus ir prātīgi saglabāt vismaz pirmo gadu drošības nolūkos. Pēc tam tos var utilizēt, ja pastāv uzticamas digitālās kopijas.
• E-rēķiniem, kas saņemti caur Peppol (obligāti B2G darījumiem kopš 2026. gada janvāra), oriģināls jau ir digitāls — skenēšana nav vajadzīga.

Būtiska nianse: ja VID ir aizdomas par krāpšanu vai nodokļu nemaksāšanu, noilguma termiņš var tikt pagarināts ārpus pieciem gadiem, un pienākums uzrādīt dokumentus pagarinās atbilstoši. Uzņēmumam, pret kuru noris izmeklēšana, var nākties glabāt dokumentus nenoteiktu laiku līdz lietas noslēgumam.

---

Digitālā arhivēšana atbilstoši VID standartiem

Mēs izveidojam mākoņa arhivēšanas sistēmas ar pārskatāmu mapju struktūru — pa gadiem un dokumentu veidiem. Kad VID pieprasīs dokumentus (un tas noteikti notiks), viss būs atrodams minūšu, nevis dienu laikā.

Iestatīt dokumentu glabāšanas sistēmu →