VID nodokļu pārbaude Latvijā: kas sagaidāms un kā sagatavoties

gadā Valsts ieņēmumu dienests veica vairāk nekā 4 500 nodokļu pārbaužu un atguva vairāk nekā 180 miljonus eiro nesamaksāto nodokļu un sodu. Aptuveni katrs divpadsmitais aktīvais uzņēmums saņēma kādu VID uzmanības formu. Iespējamība nav milzīga, taču arī ne niecīga — un kad VID izvēlas tieši jūsu uzņēmumu, sāk tikšķēt termiņi, par kuriem vairums uzņēmēju uzzina krietni par vēlu.

Labā ziņa: nodokļu pārbaude nav kriminālprocess. Tā ir verifikācijas procedūra ar skaidriem noteikumiem, noteiktiem termiņiem un likumīgiem veidiem, kā pārvaldīt procesu. Sliktā ziņa: ienākot nesagatavotam, parasta dokumentu pārbaude var pārtapt par pilnu auditu ar sodiem līdz 100% no nesamaksātā nodokļa summas.

Trīs VID pārbaužu veidi — un kāpēc tas ir svarīgi

Latvijas nodokļu likumi izšķir trīs pārbaužu formātus, un VID var eskalēt vienu uz citu, ja atrod problēmas.

Dokumentu pārbaude. Visbiežākais veids. VID pārskata jūsu iesniegtās deklarācijas, gada pārskatus un pieejamos datus, neapmeklējot uzņēmuma telpas. Jūs varat saņemt pieprasījumu pēc papildu dokumentiem vai paskaidrojumiem caur EDS. Atbildes termiņš: parasti 10–20 darba dienas. Vairums dokumentu pārbaužu noslēdzas viena līdz trīs mēnešu laikā.

Šeit VID pārbauda acīmredzamas nesakritības — neparasti lielu PVN atmaksu pieprasījumu, izdevumus, kas neatbilst deklarētajiem ieņēmumiem, atskaitījumus, kas strauji pieauguši salīdzinājumā ar iepriekšējo gadu.

Audits (lauka pārbaude). Nopietnais formāts. VID darbinieki fiziski ierodas jūsu birojā, pārbauda dokumentus, iztaujā darbiniekus un var apskatīt aktīvus vai inventāru. Audits var ilgt līdz 90 dienām (ar pagarinājumu līdz 180 sarežģītos gadījumos). VID jāizdod oficiāls pārbaudes rīkojums, norādot pārbaudāmos nodokļu veidus un periodus.

Audita laikā VID var piekļūt grāmatvedības reģistriem, banku izrakstiem, līgumiem, rēķiniem un jebkuram dokumentam, kas attiecas uz jūsu nodokļu saistībām. Tāpat VID var pieprasīt informāciju no jūsu darījumu partneriem — piegādātājiem, klientiem, bankām.

Tematiskā pārbaude. Fokusēts viena konkrēta jautājuma pārskats — piemēram, vai uzņēmums pareizi piemērojis PVN apgriezto maksāšanu pārrobežu darījumā, vai algu ieturējumi atbilst deklarēto darbinieku skaitam. Šaurāka par pilnu auditu, bet juridiski saistoša.

Mūsu pieredzē, aptuveni 65% visas VID pārbaudes aktivitātes sākas ar dokumentu pārbaudēm. No tām apmēram 15% eskalējas uz auditiem, jo dokumentu pārbaude atklāja jautājumus, kas prasa dziļāku izpēti.

Kas izraisa VID pārbaudi

VID neizvēlas uzņēmumus nejauši (lai gan teorētiski nejaušā atlase pastāv). Praksē riska vērtēšanas sistēma atzīmē uzņēmumus pēc konkrētiem modeļiem.

Bieži PVN atmaksas pieprasījumi. Ja jūsu uzņēmums regulāri pieprasa PVN atmaksu — it īpaši lielas summas attiecībā pret apgrozījumu — sagaidiet rūpīgu pārbaudi. Pieprasījumi virs 15 000 eiro gandrīz vienmēr izraisa vismaz dokumentu pārbaudi.

Ilgstoši zaudējumi. Uzņēmums, kas divus-trīs gadus pēc kārtas deklarē zaudējumus, rada fundamentālu jautājumu: kā tas vēl darbojas? VID var pieņemt, ka ieņēmumi tiek samazināti vai personīgie izdevumi tiek novirzīti caur uzņēmumu.

Skaidras naudas intensīvs apgrozījums. Restorāni, mazumtirdzniecība, skaistumkopšanas saloni, būvniecības apakšuzņēmēji — jebkurš bizness ar ievērojamu skaidrās naudas apjomu saņem papildu uzmanību.

Neparasti lieli atskaitījumi. Deklarētie izdevumi, kas ir nesamērīgi ar ieņēmumiem vai nozares normām.

Saistīto personu darījumi. Ja kāds no jūsu piegādātājiem vai klientiem ir atzīmēts par fiktīvu rēķinu izrakstīšanu, VID var pārbaudīt jūsu darījumus ar šo personu — pat ja jūsu pašu rīcība ir nevainojama.

Sagatavošanās pirms VID ierašanās

Ikmēneša saskaņošana. Pārliecinieties, ka bankas izraksti atbilst grāmatvedības ierakstiem. Apmēram 30% pārbaužu, kurās mēs palīdzējām, pirmā VID identificētā problēma bija nesaskaņoti bankas darījumi.

Dokumentu pilnīgums. Katram izdevumam nepieciešams pamatojošs dokuments: rēķins, līgums, pavadzīme, pakalpojumu akts. Latvija izvirza konkrētas prasības rēķinu formātam saskaņā ar PVN likumu. Pat viena elementa trūkums var padarīt par spēkā neesošu priekšnodokļa atskaitījumu.

Transfertcenu dokumentācija. Ja jūsu SIA veic darījumus ar saistītām personām, jums nepieciešama dokumentācija, kas pamato piemērotās cenas. VID šajā jomā ir kļuvis ievērojami agresīvāks kopš 2023. gada.

Personāla dokumenti. Darba līgumi, algu aprēķini un darba laika uzskaite. VID regulāri salīdzina deklarētās algas ar minimālās algas prasībām un nozares standartiem. Valdes loceklim, kas saņem minimālo algu, kamēr uzņēmums nopelna 500 000 eiro gadā — tas ir sarkanais karogs slēptai dividenžu sadalei (šo jautājumu mēs detalizēti aplūkojam nodokļu režīmu ceļvedī).

Dokumentu glabāšanas termiņi. Latvija prasa glabāt grāmatvedības dokumentus 5 gadus pēc attiecīgā taksācijas gada. Pamatlīdzekļu dokumenti — 10 gadus. Dokumentu zaudēšana jūs neaizsargā — VID aprēķinās nodokļus pēc pieejamās informācijas, un šie aprēķini reti ir nodokļu maksātāja labā.

Pārbaudes laikā: tiesības, kuras patiešām vajadzētu izmantot

Tiesības uz pārstāvību. Grāmatvedis, nodokļu konsultants vai advokāts var pārstāvēt jūsu uzņēmumu. Mūsu pieredzē profesionāla pārstāvība samazina gan pārbaudes ilgumu, gan sodu iespējamību.

Tiesības uz paskaidrojumiem. Pirms VID pabeidz pārbaudes aktu, jums ir tiesības sniegt paskaidrojumus un papildu pierādījumus. Tas ir viskritiskākais posms.

Tiesības uz apstrīdēšanu. Ja nepiekrītat rezultātiem, varat apstrīdēt lēmumu VID augstākai amatpersonai 30 dienu laikā, pēc tam — Administratīvajā tiesā. (Detalizēti par procesu — mūsu rakstā par VID lēmumu apstrīdēšanu.)

Dārgākā kļūda: procesa ignorēšana

Daži uzņēmumu īpašnieki reaģē uz pārbaudes paziņojumu ar bezdarbību — ignorē pieprasījumus, nokavē termiņus, cerot, ka viss pāries. Tas ir visdārgākais ceļš.

Viens klients vērsās pie mums pēc tam, kad bija ignorējis trīs VID pieprasījumus četru mēnešu laikā. Tas, kas sākās kā parasta PVN dokumentu pārbaude — visticamāk, 2 000 eiro jautājums — bija eskalējies auditā, aptverot UIN, IIN un VSAOI par trim taksācijas gadiem. Galīgais novērtējums: 47 000 eiro papildu nodokļos plus 23 000 eiro sodos un nokavējuma naudā.

Sodu sistēma ietver iebūvētu stimulu sadarbībai: ja identificējat un izlabojat kļūdas pirms VID oficiāli paziņo par pārbaudi, sodus var samazināt par 50%. Tā nav formalitāte — tā ir būtiska finansiāla priekšrocība, kas pazūd brīdī, kad tiek saņemts pārbaudes rīkojums.

Gaidāma pārbaude vai vēlaties pārliecināties, ka grāmatvedība ir kārtībā?

CORVUS Accounting & Tax ir vadījis desmitiem uzņēmumu cauri VID pārbaudēm — no dokumentu sagatavošanas līdz apstrīdēšanai. Mēs zinām, ko VID meklē, jo strādājam ar to katru mēnesi.

Pieteikties konsultācijai →